導熱油在日常使用過程中應采用專門的管理制度，導熱油系統操作人員應熟練掌握其正確的使用方法，并嚴格按照用油規程及注意事項進行操作，以確保導熱油能達到其應有的使用壽命。
要認真落實導熱油的日常管理制度，細化操作規程，做到專人、專業化操作和管理。須對運行中的導熱油系統的實時數據進行觀察并做書面記錄，包括：鍋爐的進出口壓力、進出口油溫、排煙溫度、流量、膨脹槽液面高度及溫度等。
在使用過程中應增強安全責任意識，并落實到使用過程中的每個細節。如果發現導熱油加熱系統、管道或相關用熱設備存在滲漏，溫度、壓力異常或存在安全隱患等情況時，必須及時告知相關負責人，在排除故障隱患后，才能繼續使用。絕不能心存僥幸，讓系統帶病工作。
此外，要做到每半年對運行中的導熱油進行一次抽樣檢測，通過油樣檢測數據來分析油品使用狀況，找到使用中存在的問題，盡可能避免導熱油在短期內嚴重變質，影響整個系統的安全運行。
